Guía para el manejo del tiempo: lo urgente vs. lo importante

Frecuentemente nos quejamos acerca de lo poco que nos alcanza el tiempo para hacer nuestras actividades en el día y decimos “Si tuviera tiempo empezaría mi emprendimiento”, “Si tuviera tiempo iría al gimnasio todos los días” o “Si tuviera tiempo buscaría un nuevo empleo”.

Pero, ¿verdaderamente se trata de falta de tiempo o de cómo lo administramos? 

Es my común hacer una lista de tareas o asuntos pendientes, pero por el ritmo que nos marca el día a día es fácil olvidarnos y no establecer prioridades, siendo así muy común que, por hacer algo urgente, se nos pase hacer algo realmente importante.

Aprovechar al máximo y optimizar nuestro tiempo es esencial, por eso queremos compartirte  algunos  consejos y recomendaciones para sacar el máximo provecho a  tu tiempo.

Beneficios de tener un buen manejo del tiempo

Es evidente que al hacer una buena gestión de las horas que tenemos en el día, en la semana e incluso en el mes, no solo vamos a poder hacer todas nuestras actividades en el plazo que determinamos, también podremos oganizarnos mejor y hacer una planificación más detalladas de eventos futuro y evitar, por ejemplo, una multa por no pagar a tiempo el préstamo que sacaste hace cuatro meses, o asistir a la próxima reunión de JETAS.

Esto se debe a que al administrar el tiempo que tenemos disponible podemos incluir todas las actividades y eventos próximos para tenerlos presentes cuando necesitemos tomar acción. No se trata solo de planear mejor nuestro día a día, se trata de optimizar todo lo que hacemos para aumentar nuestra productividad.

Métodos para el manejo del tiempo

Existen diversos métodos para hacer eficaz el uso de tu tiempo. Aquí te presentamos tres metodologías muy fáciles que puedes poner en práctica.

• Método Eisenhower

Se trata de una plantilla que tiene el objetivo de dividir nuestras actividades en urgentes, importantes, no urgentes y no importantes. Al organizar nuestras tareas de esta manera, le daremos prioridad a las actividades que tienen un plazo de vencimiento próximo y pasaremos después a las que son de carácter importante pero que podemos tomarnos un poco más de tiempo para realizarlas. Básicamente, es organizar por prioridades.

• Principio de Pareto

Esta regla dice que el 20% de esfuerzo que hagas en tu día te dará el 80% de los resultados obtenidos. En un ámbito laboral esto quiere decir que si, por ejemplo, tienes un emprendimiento y a la par debes atender las tareas del hogar, para lograr resultados exitosos, basta con que le dediques el 20% de trabajo concentrado de tu día para obtener buenos resultados. De ser así, el resto de tu tiempo puedes enfocarlo al resto de las tareas de tu día a día. Lo importante aquí es recodar que una buena planificación es fundamental.

• Método Pomodoro

Este método sirve para gestionar tu tiempo y ser productiva, sin sacrificar otras actividades como el tiempo en familia, con amigos o tus hobbies. Esta técnica consiste en tener bloques de tiempo de 25 minutos de trabajo concentrado y descansar 5 minutos en cada intervalo de tiempo, así podrás lograr todas la tareas que te propones duante el día.

Recomendaciones para optimizar tu tiempo

• Planifica lo que harás en tu día: realiza una lista de las actividades que harás en el día con el método que más te guste y asegurate de tener un rango de tiempo dispuesto para cada una.

• Mantén tu espacio de trabajo organizado: un espacio desordenado nunca va a motivar la concentración, seguramente solo estarás pensando en lo desordenado que se ve tu escritorio y en que deberías limpiarlo, así que para evitar esas distracciones, organiza tu espacio de trabajo antes de empezar.

• Fluye con tu energía y concentración disponible: muchas veces la motivación no es suficiente para realizar todas las tareas que tenemos que hacer en el día. Hay días en los que nos sentimos más descansadas, concentradas y enérgicas que en otros, por lo tanto, es indispensable aprovechar los días con más energía para realizar todas las actividades que podamos y guardar reposo en esos días que se sienten pesados y agotadores.

• Construye y elimina hábitos: hacemos nuestra rutina diaria en automático, no necesitamos mucho esfuerzo mental para saber que después de levantarnos de la cama nos cepillamos los diente y continuamos con la siguiente actividad. Sin embargo, hay acciones de esa rutina que son innecesarias y nos hacen perder el tiempo, y hay otras que deberíamos integrar pero no las realizamos por el esfuerzo extra que significan. Debemos aprender a evaluar qué actividades de nuestra rutina diaria debemos eliminar y cuáles debemos empezar a realizar.

• Dale prioridad a tu tareas: para esta recomendación te aconsejamos usar el Método Eisenhower que mencionamos arriba, para que le des un orden de prioridad a las tareas urgentes y a las importantes.

• Di que NO, para decirte que SÍ: muchas veces aceptamos eventos, actividades e incluso negocios por compromiso, o por no quedar mal con la otra persona, pero cuando hacemos esto, le decimos que no al tiempo, los recursos y actividades que nos traen valor a nosotras. Por eso es importante aprender a decir que NO, para decirle que SÍ a las acciones que aportan  valor a tu vida.

• Establece METAS: la meta que establezcas durante el día será la que trazará claramente el camino que tomará tu tiempo y tus recursos. En vez de hacer las cosas al azar o “porque sí”, es importante plantearnos cuál es la meta específica de cada una de las actividades de nuestro día.

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• Toma tiempo de descanso: ¡cuidado con la productividad desbordada! Lo único que vamos a lograr con esto es desgastarnos y hacer nuestras tareas con menor calidad, lo que nos lleva a cometer errores y tener que volver a realizar la misma tarea nuevamente. Por esto, es de suma importancia tomar descansos significativos durante el día.

• Duerme bien: siguiendo con el punto anterior, el descanso el muy importante, pero en este sentido, las horas de sueño lo son aún más. Cumplir con las horas de sueño adecuadas nos dará la energía necesaria para desarrollar las actividades pendientes.

• Cuida tu salud física y emocional: si tú no estás bien, nada a tu alrededor lo estará, ni tu trabajo, ni tu familia, ni tu entorno físico. Por eso es importante que valores todo el esfuerzo que realizas en la semana y cuides de tu cuerpo y de tu salud mental.

• Pide “feedback”: el “disclaimer” de este punto es, sí pide consejos, pero no de cualquiera. Procura encontrar un mentor o mentora que ya haya alcanzado el éxito en lo que tú te quieres desempeñar, o que por lo menos, esté en la ruta para alcanzarlo. Si eres parte de las JETAs, habla con tu líder y otras compañeras del grupo sobre cómo manejar mejor tus recursos, incluyendo el tiempo.

• Aprende de los errores: lo importante de reconocer nuestros errores no es enfocarnos en el fracaso o en lo que quedó afectado, sino en lo que aprendimos de ellos y cómo reparar las consecuencias.

• Delega tareas: eres un ser humano, ¡recuérdalo! Tú también te cansas y necesitas apoyo, si es posible para ti, delega tareas a las que no le puedes dedicar tanto tiempo o energía.