Cómo registrar un negocio en Texas

Para iniciar un negocio el primer paso es tener un sueño. Un deseo de lograr algo específico en tu futuro donde puedas disfrutar de hacer lo que te gusta obteniendo un beneficio económico. Pero, una vez que este comienza a tomar forma en tu mente, también es necesario ir armando un plan para hacerlo realidad y luego, comenzar a actuar. 

Entre los primeros pasos encontraremos el registro del emprendimiento ante las autoridades y aquí te ayudaremos a saber todo lo que necesitas al respecto.

Por qué es importante registrar tu negocio

Probablemente te preguntarás por qué es importante registrar tu negocio en Texas y si sería más fácil simplemente llevarlo sin notificar al gobierno. La verdad es que en muchas ocasiones el hablar sobre los trámites burocráticos nos suena aburrido, complicado e innecesario.

Sin embargo, solo necesitas seguir una serie de pasos muy específicos y, a cambio, podrás cumplir con tus obligaciones legales y fiscales, lo que a su vez tiene otros beneficios como el poder declarar impuestos y recibir la devolución de algunos en caso de que aplique, mejorar tu historial bancario y acceder a más oportunidades de préstamos o hipotecas, e incluso aplicar para un seguro que te brindará protección en caso de algún imprevisto. 

Qué necesito para registrar mi negocio en Texas

Ahora bien, para empezar con este proceso, te explicaremos los diferentes tipos de negocios que puedes registrar en Texas, cuánto cuesta y qué necesitarás tener a mano antes de empezar.

De acuerdo con el portal oficial del gobierno del estado, lo que se necesita para abrir un negocio es cumplir con estos siete pasos básicos:

1. Elabora tu plan de negocio
2. Elige la ubicación de tu empresa
3. Financia tu empresa
4. Decide la estructura comercial y registra el nombre de tu empresa
5. Determina las responsabilidades fiscales de la empresa
6. Averigua cuáles son las licencias y los permisos obligatorios
7. Infórmate sobre los requisitos del empleador comercial

Los primeros dos se refieren a la creación física y financiera del emprendimiento, es decir desde elegir el nombre, analizar los procesos de fabricación, venta y distribución, hasta abrir un local para establecerlo o una página web donde venderás tu producto. 

En estos pasos es importante que pongas mucha atención a los detalles, pues algunas veces tenemos tantas ideas y cosas que nos gustaría hacer que nos dejamos llevar por la emoción, hasta que de pronto sentimos que es demasiado complicado y empezamos a dudar sobre si nuestro proyecto podrá sobrevivir.

Por eso, lo más importante es crear desde el principio un plan de negocio básico y preciso donde integres también la misión, valores y visión de la empresa, así como los productos que vas a ofrecer. Por ejemplo, supongamos que quieres poner una tienda de artículos de crochet y ropa con tejido de punto que tú misma realizas.

Tal vez al principio decidas que lo pondrás en la puerta de tu casa, serás la única empleada y manejarás piezas por pedido. Pero, luego te das cuenta de que también podrías dar clases, que te gustaría presentarte en ferias y que además de piezas tejidas también podrías hacer otras cosas como bordado o intervención en ropa para personalizarla. La emoción por poder ampliar el mercado y el deseo de cumplir tus sueños probablemente te hará pensar de inmediato en empezar a poner anuncios.

Sin embargo, con el tiempo te das cuenta de que al agregar estos productos a tu catálogo tienes una agenda llena de clases particulares, de pedidos de punto y otros tantos de bordado, y al ser una sola persona todo se complica, comienzas a retrasar entregas, etc. Claro que también puede ser que inviertas en comprar material para el bordado y las ventas no vayan tan bien como creías, así que tengas que cerrar o dar un paso atrás.

>> Ideas de negocio que puedes hacer desde casa

En estos, casos, un plan de negocios te ayudará a ver cuáles serán todas tus posibles opciones, a definir exactamente qué cosas puedes ofrecer para arrancar tu emprendimiento, cómo actuar en caso de contingencias, las herramientas o alianzas que puedes usar y, sobre todo, a definir qué será lo que te haga destacar entre la competencia. 

Una vez que tengas esto, el siguiente paso es buscar la financiación para hacer realidad estas ideas. En estos puntos puedes recurrir a JUST, que te ofrece un préstamo pequeño con un interés muy bajo, pero que será suficiente para crear los cimientos de tu empresa. Además, no solo te provee dinero, sino también apoyo junto a otras mujeres que están empezando su negocio o que ya lo han formado y que podrán brindarte consejos para superar los retos que se presenten. 

Cuando hayas resuelto esto, es el momento para pasar a la parte legal, presentar oficialmente tu negocio ante el gobierno y registrar tu marca en Texas.

Comienza con definir la estructura y figura legal de tu empresa

Ahora que ya sabes cómo se llama, qué va a vender, dónde estará y cómo va a funcionar tu negocio, es momento de elegir la estructura legal bajo la cual se registrará. Estas son las más comunes en Estados Unidos.

Tipos de empresas en Estados Unidos

• Propietario único: es una empresa personal donde el 100% de las ganancias van al propietario, quien también es el responsable financiero y legal del proyecto. Es decir, es tu negocio propio y por lo tanto todos los asuntos recaen sobre ti.

• Asociación: en este caso, tiene una figura similar a la de propietario único, con la diferencia de que habrá más de una persona como responsable, pero no tienen la protección de responsabilidad que se encuentra en una estructura comercial formal.

• Sociedad de responsabilidad limitada (LLC): en este caso también se incluyen varias personas, y es la es la más usada por las pequeñas empresas, ya que protege los activos personales de los involucrados, tiene mayor flexibilidad para formación  y algunos beneficios fiscales como descuentos, facilitar la distribución de negocios y atracción de inversión. 

• Corporaciones: Esta se refiere a una entidad legal separada que es propiedad de sus accionistas. Las corporaciones tienen regulaciones más formales que las LLC y tienden a ser más atractivas para los inversionistas, debido a que ellos puedes disfrutar de las ganancias sin tener que estar directamente en la empresa. En algunos casos, las LLC pueden convertirse en corporaciones si crecen y cumplen con los requisitos, lo que podría a ayudar a lograr una empresa de presencia nacional o internacional. 

• Organizaciones sin fines de lucro: Estas usan las donaciones para financiar sus acciones y suelen tener como objetivo alguna causa social. 

Presenta tu registro ante el estado de Texas

Para poder ser reconocido ante las autoridades estatales necesitas elegir un nombre para tu empresa. En este caso, te explicaremos cómo funcionan los LLC y lo que requieres para poder registrarte bajo esta estructura legal. 

El primer paso es elegir un nombre para tu emprendimiento, el cual debe incluir la frase “Limited Liability Company” o al menos las siglas LLC. Además, debes verificar que no exista otra empresa con el mismo nombre en Texas, lo que puedes lograr con un verificador web, y tampoco puede incluir palabras que las relacionen con alguna entidad de gobierno como CIA, FBI, Agencia, Tesoro, Departamento de Estado, etc. 

Además, deberás tener un Agente Registrado, que en pocas palabras es la persona que estará directamente en contacto con el área fiscal y gubernamental y funcionará como un representante. Para esto puedes ser tú, un colaborador o una persona externa que sea residente de Texas y que cuente con los requisitos necesarios para manejar un negocio en el estado. 

Para formalizar su vinculación deberás entregar por escrito, de forma física o en línea, un formato de Consentimiento de Designación, que incluirá los siguientes datos:

• El nombre de tu LLC
• Una declaración expresa de que la persona designada consiente en servir como agente registrado de la LLC
• El nombre de la persona designada como agente registrado
• La firma del agente registrado
• La fecha de ejecución

Después, cuando haya sido aceptado y registrado el Agente de manera formal, se enviará a la Secretaría del Estado de Texas el Certificado de Formación (Forma 205) donde notificas la existencia de tu LLC. Para esto solo debes presentar el formato, una identificación oficial y cubrir la cuota de 300 dólares, que es lo que cuesta registrar tu negocio en Texas.

Además de esto, necesitarás verificar cuáles son las licencias de funcionamiento que aplican a tu negocio. En esta lista podrás encontrar las características de cada giro comercial en específico. Toma en cuenta que, dependiendo del producto que comercialices, podrán requerirte de los distintos departamentos gubernamentales permisos específicos para construcción, manejo de residuos, responsabilidad ambiental, seguridad, uso de recursos como gas, agua, entre otros. 

Solicita un número de identificación fiscal

También conocido como Número de Identificación de Empleador (EIN), Número de Identificación de Empleador Federal (FEIN) o Número de Identificación de Impuestos Federales (FTIN) este es un número con nueve dígitos que te otorga el Servicio de Retención de Impuestos (IRS) para identificar tu compañía y poder realizar el seguimiento adecuado. Este se solicita directamente en el IRS y no tiene costo, solo debes llenar el formulario SS-4. En caso de no contar con un número de Seguro Social personal, también puedes continuar con el proceso, solo dejando en blanco el recuadro donde se solicita esta información.

Abre una cuenta de banco para la empresa

Una vez que ya tengas el registro de formación y tu EIN ahora podrás abrir una cuenta bancaria corporativa, que te servirá para un mejor manejo de las finanzas, declarar impuestos, solicitar créditos y recibir las devoluciones de impuestos, en caso de que aplique después de tu declaración anual. 

Para abrir tu cuenta deberás acudir al banco que hayas elegido con los siguientes documentos:

• Número de identificación del empleado (EIN) o número de seguro social si eres la única propietaria
• Acta de registro de tu empresa
• Acuerdos de propiedad
• Licencia de negocios

En algunos casos pueden solicitarte también identificaciones personales, verificar el domicilio de tu empresa y otros requisitos específicos, según cada institución.